Digitale Werkzeuge für den richtigen Flow – im Büro und in der Werkstatt
Da Du gerade hier auf unserem Blog bist und diese Zeilen liest, nutzt Du bereits eines unserer „neuen“ digitalen Werkzeuge, mit deren Hilfe wir kommunizieren. Mit Kunden, Lieferanten und mit Interessierten. Wozu zählst Du Dich?
Kleine Anmerkung: Im Verlauf dieses und des nächsten Artikels werden wir vermehrt englische Begriffe verwenden. Das lässt sich nicht verhindern, denn Vieles lässt sich einfach nicht sinnvoll ins Deutsche übersetzen. Im Gegenteil, oftmals verbinden wir mit dem englischen Begriff eindeutiger gewisse Funktionen – z.B. die App oder die Arbeitsweise – als mit der entsprechenden deutschen Übersetzung. Das Internet als internationaler Raum spricht einfach Englisch.
Eins noch vorweg: Wir setzen externe Links ein, wobei wir darauf hinweisen müssen, dass es sich dabei um unbezahlte Werbung handelt. Die Bilder wurden uns freundlicherweise von unseren Partnern zur Verfügung gestellt.
Im ersten Teil dieser Blogserie nehmen wir Dich mit hinter die Kulissen und zeigen Dir, was wir getan haben, um unsere internen Prozesse effizienter zu gestalten. Dem voran geht oft eine lange Evaluierungszeit. Was wir hier zeigen ist ein Beispiel, was für uns gut funktioniert und sich eingespielt hat. Für Dich kann etwas anderes passend sein und deinen Workflow verbessern.
Wenn Du mal hören möchtest, wie unser Chef Mario Engelhardt aus dem Nähkästchen plaudert, empfehle ich Dir die Podcasts Wir lieben Handwerk.digital von OpenHandwerk, sowie Mission Mittelstand von Matthias Aumann.
Erstmal so grob: Alles, was wir physisch nicht brauchen. Telefonnotizen zum Beispiel. Anstatt zig kleiner Zettel weiterzurreichen, nutzen wir eine App, die man auch im Browser öffnen kann, um Notizen zu hinterlegen. Der Vorteil daran ist, dass unser Chef auch von unterwegs auf diese Notizen zugreifen und gegebenenfalls direkt reagieren kann.
Ein weiteres Kriterium für die Digitalisierung einiger Arbeitsschritte ist die Verfügbarkeit überall und jederzeit. Wir führen auch Baustellenberichte digital und machen diese Informationen allen Teammitgliedern zugänglich. So wissen wir spätestens am nächsten Morgen, wo wir ansetzen müssen. Ein Kollege fällt wegen Krankheit aus? Kein Problem, denn durch seine Notizen kann der nächste Kollege das Projekt nahtlos weiterführen.
Die Nutzung des Dienstes von MemoMeister – der digitalen Baustellenmappe – ist für uns vor allem ein Mittel zur Visualisierung. Die hinterlegten Informationen dienen uns unter anderem zum Abgleich des Arbeitsverlaufes. Es kann so besser abgeschätzt werden, wie lange das jeweilige Projekt tatsächlich noch in den einzelnen Fertigungsschritten benötigt. Auch hier gilt: Was zunächst kompliziert wirkt, birgt das Potential, ordentlich Zeit einzusparen. Alles ist eine Sache der Gewohnheit.
Außerdem haben wir die Möglichkeit unseren Kunden einen Report zur Verfügung zu stellen. Dieser besteht aus einem Link, über dessen Nutzung sie einen Einblick in den aktuellen Stand ihres Projektes haben. Das ist spannend, praktisch und wirkt sich positiv auf die Kundenbindung aus. Tatsächlich bietet der Report die Möglichkeit, dass Kunden aktiv(er) am Prozess beteiligt sind. Wir erhalten regelmäßig Lob, Anregung und Fragen zu den Projekten, worauf wir wiederum zügiger antworten können. Wir kümmern uns – und das bleibt positiv in Erinnerung.
Den meisten Platz in unserer digitalen Werkzeugtasche nimmt OpenHandwerk ein. Diese Software hat es sich zum Ziel gesetzt, so viele Aufgaben für Handwerksbetriebe wie möglich zu bündeln. Alles, was wir für einen Auftrag brauchen wird dort gespeichert – gemäß der Datenschutz-Grundverordnung natürlich! – und kann von den Kollegen entsprechend ihrer Freigabe eingesehen werden. Das reicht von Kontaktdaten über Stundenerfassung und Lieferantenpflege bis zur Nachkalkulation. Unser Ziel ist es dabei, alles an einem zentralen Ort zu haben. Mit OpenHandwerk kommen wir dem schon sehr nahe.
Nein und ja! Natürlich wollen wir, dass bei Dir bald ein echtes maßgefertigtes Möbelstück aus Massivholz ganz nach Deinen Wünschen steht, aber gerade in letzter Zeit haben wir alle persönlich miterlebt, wo die Kaufentscheidung immer häufiger fällt: Zuhause auf dem Sofa, mit Tablet oder Laptop auf dem Schoß.
Also war es Zeit für ein weiteres Tool: Der Möbelplaner. Über unsere Website haben Interessierte die Möglichkeit anhand der Daten, die ihnen zur Verfügung stehen, schon mal nach Lust und Laune ihren Schrank zu gestalten. Auch Samstagnacht oder Sonntag nach dem Frühstück. Anhand der übermittelten Daten kommen wir dann mit den Kunden ins Gespräch und sorgen dafür, dass sie das Möbelstück bekommen, das sie möchten.
Fakt ist: Der kurze Weg ist genau ein Mausklick. Der Konfigurator nimmt mit seiner intuitiven Bedienung und der ständigen Verfügbarkeit auch die Hürde, den Kontakt zu uns herzustellen. Wir erfahren, was sich der Kunde vorstellt und können beratend zur Seite stehen. Andererseits konnte er mit diesem Tool bereits einmal seinen Wunsch visualisieren – was ihn wiederum darin bestärkt das Möbelstück in die Tat umzusetzen.
Hier geht’s zum Möbelplaner
Wie schon im Titel angekündigt, haben die Veränderungen auch vor der Werkstatt nicht halt gemacht. Auch wenn die Maßnahmen dort nicht gleich ins Auge fallen und wir noch immer mit einer echten Kreissäge echtes Holz zuschneiden. Aber allein die Arbeitsvorbereitung, also das Zeichnen der Werkstücke, findet digital im CAD-Programm Pytha statt. Die Daten werden schließlich vom Computer an die CNC übergeben. Noch analoge Unterlagen, wie bspw. die Holzlisten (übrigens aus Pytha heraus generiert), verfügen je Auftrag über QR-Codes, die das Wiederfinden im System erleichtern.
Hoffentlich konnten wir Dir mit diesem Artikel auch ein Stück weit helfen. Uns ist wichtig, dass wir Dir einen Einblick in die Methoden geben konnten, die wir für uns bisher erarbeitet haben. Hast Du auch schon Prozesse für Dich oder Dein Unternehmen digitalisiert? Schreib uns gern dazu eine Mail oder Nachricht in den sozialen Netzwerken.
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